Dataskydds­beskrivning

Senast uppdaterad 24.5.2018.

1 Principer för skydd av personuppgifter vid ÅAS

Åbo Akademis Studentkår (ÅAS) har förbundit sig till att skydda integriteten hos användarna av ÅAS tjänster och att iaktta dataskyddslagstiftningen samt god dataskyddspraxis i sin verksamhet. Denna dataskyddsbeskrivning redogör för hur ÅAS samlar in och behandlar personuppgifter. Med ”personuppgifter” avses all information som kan kopplas till en enskild individ.

Denna dataskyddsbeskrivning tillämpas när ÅAS är registeransvarig. Vi hänvisar även till denna dataskyddsbeskrivning vid användning av eller registrering för ÅAS tjänster och evenemang.

Om du inte godkänner vår policy så som den beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning kan vi inte rekommendera att du överlämnar dina personuppgifter till ÅAS.

2 Vilka personuppgifter samlar vi in?

ÅAS kan samla in sådana personuppgifter som är nödvändiga med tanke på de användningsändamål som fastställs i denna dataskyddsdeklaration. Exakt vilka uppgifter det är frågan om beror på ändamålet.

2.1 Uppgifter du överlämnat själv

I samband med att du anmäler dig till ett evenemang, bokar ett utrymme, anmäler ditt intresse till ett förtroendeuppdrag eller ingår ett avtal med ÅAS ber vid dig om vissa nödvändiga uppgifter.

Bland dessa uppgifter kan ingå:

• Matrikelnummer
• Namn
• E-postadress och annan kontaktinformation
• Information om dieter och allergier
• Kontonummer
• Önskemål om bordsplacering
• Medlemskap i och/eller förtroendeuppdrag inom en eller flera föreningar
• Andra uppgifter som du lämnat eller som lämnats ut med ditt samtycke

2.2 Personuppgifter som lämnats ut till ÅAS

I enlighet med Universitetslagen 558/2009 (§ 46) hör alla studerande vid ett universitet som har antagits för att studera för lägre eller högre högskoleexamen, med undantag av studerande som deltar i uppdragsutbildning, till studentkåren. Universitetet övervakar att medlemsavgiften betalas.

För att kunna kontrollera kårmedlemskapet bör ÅAS ha tillgång till ÅA:s studentregister.

Personuppgifterna i ÅA:s studentregister som ÅAS kommer åt är:

• Matrikelnummer
• Namn
• Kontaktuppgifter (tel.nr., postadress)
• Närvarostatus / kårmedlemskap ja/nej
• Fakultetstillhörighet

Har personen skyddad identitet ser ÅAS inte kontaktuppgifterna. Är personen inte kårmedlem ser ÅAS endast namn och matrikelnummer.

ÅAS kan inte redigera uppgifterna i ÅA:s studentregister.

3 Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter i ett eller flera syften som räknas upp nedan.

3.1 Granskning av kårmedlemskap

Studier vid ett universitet förutsätter medlemskap i dess studentkår (Universitetslagen 558/2009 (§ 46)). En studerandes kårmedlemskap berättigar också till vissa rabatter och tjänster. Studentkårernas gemensamma fysiska studiekort förses med valideringsdekal från kårkansliet som bevis på kårmedlemskap.

Förtroendeuppdrag som ex. studentrepresentant eller medlem i kårfullmäktige kräver också kårmedlemskap.

3.2 Kommunikation och rekrytering

ÅAS har som uppgift att utse studentrepresentanter till olika arbetsgrupper och organ inom och utom Åbo Akademi. Som intressebevakare för alla studerande vid ÅA är ÅAS också mån om att informera valda studentrepresentanter om ärenden som berör dem i deras uppdrag.

3.3 Evenemangsarrangemang

ÅAS tar emot personanmälningar till evenemang i egen regi och i samarbete med andra parter. Till vissa evenemang skickar ÅAS också ut inbjudningar.

3.4 Hyresavtal

ÅAS hyr ut bostäder och sociala utrymmen. ÅAS lånar även ut utrustning.

4 Lämnar vi ut personuppgifter?

ÅAS princip är att vi inte överlämnar dina personuppgifter till tredje part.

4.1 Under- och tjänsteleverantörer och samarbetspartners

ÅAS kan anlita under- och tjänsteleverantörer för genomförandet av olika evenemang. Avtal kan även ingås med samarbetspartners för att tillhandahålla tjänster och service.

Dessa externa parter får inte använda dina uppgifter för andra ändamål än de som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning samt i de syften som ÅAS har fastställt. ÅAS förpliktar dem att hålla dina uppgifter hemliga och vidta tillräckliga åtgärder för att trygga säkerheten för dina personuppgifter.

4.2 Utlämnande av personuppgifter utifrån tvingande lagstiftning

Dina personuppgifter kan lämnas ut utifrån krav som en behörig myndighet ställt eller krav som bygger på lag.

5 På vilket sätt ser vi till att uppgifterna är aktuella?

Vi vidtar rimliga åtgärder för att säkerställa riktigheten av de personuppgifter vi har genom att radera onödiga uppgifter och uppdatera föråldrad information.

Observera att det är din uppgift är att uppdatera de personuppgifter du har lämnat till oss, om uppgifterna ändras.

6 Vad gör vi för att skydda dina personuppgifter?

Vi är speciellt noga med dataskyddet och informationssäkerheten när vi planerar, tillhandahåller och underhåller våra tjänster. Vi använder ändamålsenliga fysiska, tekniska och administrativa skyddsmetoder för att skydda dina personuppgifter mot missbruk. Vi har utsett personer med särskilt ansvar för dataskyddet och informationssäkerheten. Vi begränsar åtkomsten till system och databaser som innehåller personuppgifter och de får endast användas av utvalda personer som behöver och är behöriga att behandla personuppgifter i sitt arbete.

Vi genomför dataskyddet och informationssäkerheten bland annat genom förebyggande riskhantering och genom att beakta dataskyddet och informationssäkerheten vid planering, utbilda våra medarbetare och regelbundet kontrollera att våra tjänster stämmer överens med kraven. Vi hanterar risker för missbruk av uppgifter och andra motsvarande risker genom att beakta sannolikheten för risker och arten av de uppgifter som ska skyddas.

Vid tillhandahållandet av tjänster och behandlingen av personuppgifter kan ÅAS anlita även underleverantörer och tjänsteleverantörer. I så fall ser vi genom avtal och andra arrangemang till att dina personuppgifter behandlas enligt lagstiftningen, god dataskyddspraxis och denna dataskyddsbeskrivning.

7 Hur lång tid sparar vi dina uppgifter?

Vi sparar dina uppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och endast så länge som det är nödvändigt för att verkställa de syften som fastställs i denna dataskyddsbeskrivning. Vi raderar dina personuppgifter när grunden för behandlingen av personuppgifterna har upphört.

8 Vilka rättigheter har du?

Enligt lag har du rätt till insyn i de uppgifter vi har samlat in om dig. Dessutom har du rätt att kräva att felaktiga, ofullständiga, onödiga eller föråldrade uppgifter ska rättas eller raderas.

Du kan utöva din rätt genom att skicka oss en begäran till de kontaktuppgifter som anges nedan.

9 Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning

ÅAS utvecklar kontinuerligt sina tjänster och kan tidvis göra ändringar i denna dataskyddsbeskrivning utan föregående meddelande. Ändringar kan också bero på ändringar i lagstiftningen. Vi rekommenderar att du då och då läser denna dataskyddsbeskrivning för att få vetskap om eventuella ändringar i den.

10 Vem är registeransvarig och vem kan jag kontakta?

Registeransvarig är Åbo Akademis Studentkår, Tavastgatan 22, 20500 Åbo.

Om du har frågor om integritetsskyddet kan du kontakta oss per e-post på kansli@studentkaren.fi. Du kan också använda postadressen Åbo Akademis Studentkår, Tavastgatan 22, 20500 Åbo.

Observera att vi av informationssäkerhetsskäl kan vara tvungna att kontrollera din identitet innan vi kan uppfylla din begäran.